Avant un ordre d'outils en vrac: Fermez les lacunes dans le fichier d'approbation

Vérifier ce que représente l'échantillon

Un échantillon ne peut servir de référence d'approbation que si sa construction et sa version sont identifiables. Demandez quels matériaux, dimensions et finition il représente, et énumérer toutes les caractéristiques qui restent provisoires. Gardez l'échantillon avec le dessin et l'œuvre en cours. Ne présumez pas qu'un article attrayant reçu au début des discussions est identique au produit décrit dans la soumission finale.

Examiner ensemble les questions sans réponse

Mettre les notes d'achat, de produit et de conception en un seul document. Indiquer qui doit répondre à chaque élément non résolu et si cela affecte la fonction, l'apparence, l'emballage ou les hypothèses commerciales. Demandez des renseignements pertinents sur le produit pour votre destination prévue sans traiter une liste de certificats génériques comme preuve que toutes les exigences sont satisfaites. Le but est un dossier de décision clair, et non une pile de documents non liés.

Convenir de la manière dont les changements seront traités

Demandez au fournisseur de proposer des substitutions avant qu'elles ne soient utilisées et précisez quels changements nécessitent un nouvel échantillon. Enregistrez qui peut les approuver de votre côté. Établir les renseignements que l'équipe de réception utilisera pour documenter les écarts. Un ordre plus large mérite un transfert complet, avec le produit sélectionné et les engagements compréhensibles même aux collègues qui n'ont pas assisté aux discussions initiales.

Liste de contrôle pour l'acheteur

• Identifiez exactement ce que représente l'échantillon.
• Résolvez séparément les questions relatives au produit et aux questions commerciales.
• Enregistrez qui approuve les substitutions.