Одобрите образец продукции, предоставив четкую письменную запись.

Укажите, что представляет собой данный образец.

Перед запросом образца необходимо согласовать его назначение. Образец со склада, декорированный образец, опытный образец и производственный образец отвечают на разные вопросы. Запишите артикул продукта, версию чертежа, материал, отделку, цвет, декор и упаковку, которые он должен представлять. Попросите поставщика указать любые отличия от предлагаемого производственного заказа. Если имеющийся образец использует заменяющий материал или другой размер, определите, какие проверки остаются возможными, а какие должны подождать. В утверждении следует описать принятый объем работ, а не подразумевать, что каждая функция была проверена.

Подготовьте критерии приемки.

Проведите проверку до получения образца. Укажите характеристики, важные для предполагаемого использования: размеры, соответствие, функциональность, внешний вид, расположение декоративных элементов и упаковка, если применимо. Укажите метод и артикул, используемые для каждой проверки. Фотография может запечатлеть внешний вид, но она может быть непригодна для подтверждения точного цвета или размера. В тех случаях, когда важны допуски или пороговые значения, согласуйте значения и способ их измерения. Обратитесь к соответствующему специалисту для определения испытаний, которые выходят за рамки возможностей вашего оборудования или компетенции.

Регулярно проводите проверки и ведите учет.

Идентифицируйте образец по прибытии и сохраните его этикетки или сопроводительные документы. Сфотографируйте изделие, упаковку и важные детали. Запишите измерения с указанием единиц измерения и отметьте условия, которые могут повлиять на результат. Отличите подтвержденный дефект от вопроса, требующего уточнения. Сравните образец с текущей спецификацией, а не с воспоминаниями о разговоре или более ранним файлом макета. Если образец рассматривается несколькими людьми, объедините их выводы в одно решение, чтобы поставщик не получал противоречивых указаний.

Четко сформулируйте решение.

В уведомлении об одобрении указывается название образца, редакция спецификации и дата. Следует указать, одобрено ли оно, отклонено или одобрено с учетом перечисленных изменений. Необходимо описать каждое требуемое исправление и уточнить, как оно будет продемонстрировано до начала производства. Сообщение о том, что образец выглядит хорошо, может оставить нерешенными критические вопросы. Если какая-либо характеристика не была протестирована, зафиксируйте это ограничение. Одобрение внешнего вида не должно автоматически превращаться в одобрение долговечности, безопасности, характеристик упаковки или другого материала, предложенного позже.

Контроль изменений после утверждения

Сохраните утвержденные макеты, чертежи, фотографии и письменное решение вместе. Зафиксируйте, будет ли сохранен физический образец и кто его хранит. При изменении спецификации определите затронутые проверки и решите, необходим ли новый образец или пробный образец. Подтвердите влияние на цену и сроки, прежде чем считать изменение принятым. Эталонный образец полезен только в том случае, если обе стороны понимают его связь с письменной спецификацией и версией, которой должно следовать производство.

Свяжите процесс утверждения с проверкой производства.

Утверждение образца — это лишь один из этапов выполнения заказа, а не доказательство соответствия каждой производственной единицы заданным параметрам. Необходимо согласовать порядок оценки соответствия продукции и порядок обработки расхождений. Необходимые проверки зависят от изделия, процесса и рисков проекта. Следует зафиксировать, кто будет проводить проверку, какую информацию получит инспектор и когда необходимо принять решение. В документации необходимо четко различать этапы утверждения образца, утверждения производства и выпуска отгрузки. Это позволит сделать каждое решение понятным и обеспечит конкретную основу для последующих обсуждений.