제품 샘플을 승인할 때는 명확한 서면 기록을 남기십시오.

표본이 무엇을 나타내는지 설명하십시오.

샘플을 요청하기 전에 샘플의 목적을 명확히 하십시오. 재고품, 장식 샘플, 개발 프로토타입 및 양산 샘플은 각각 다른 질문에 대한 답변을 제공합니다. 샘플이 대표하는 제품 참조 번호, 도면 개정판, 재질, 마감, 색상, 장식 및 포장을 기록해 두십시오. 공급업체에게 제안된 양산 주문과의 차이점을 명확히 밝히도록 요청하십시오. 사용 가능한 샘플이 대체 재질을 사용하거나 다른 크기를 사용하는 경우, 어떤 검사를 진행할 수 있고 어떤 검사는 보류해야 하는지 결정하십시오. 승인 시에는 모든 기능을 검사했다는 의미가 아니라 승인된 검사 범위를 명시해야 합니다.

합격 기준을 준비하세요

샘플이 도착하기 전에 검사 항목을 작성하십시오. 의도된 용도에 중요한 특성(치수, 적합성, 작동, 외관, 장식 위치 및 관련이 있는 경우 포장)을 포함하십시오. 각 검사에 사용된 방법과 참고 자료를 명시하십시오. 사진은 외관을 기록할 수 있지만 정확한 색상이나 치수를 확인하는 데는 적합하지 않을 수 있습니다. 허용 오차 또는 성능 기준치가 중요한 경우, 값과 측정 방법을 합의하십시오. 자체 장비 또는 역량을 넘어서는 테스트는 해당 전문가에게 의뢰하여 정의하십시오.

꾸준히 검사하고 기록하세요

도착한 샘플을 식별하고 라벨이나 첨부 서류를 보관하십시오. 제품, 포장 및 중요한 세부 정보를 사진으로 촬영하십시오. 측정값을 단위와 함께 기록하고 결과에 영향을 줄 수 있는 조건을 기록하십시오. 확인된 결함과 추가 설명이 필요한 질문을 구분하십시오. 샘플을 현재 사양과 비교하고, 이전 대화 내용이나 이전 도면 파일을 참조하지 마십시오. 여러 사람이 검토하는 경우, 공급업체에 모순된 지침이 전달되지 않도록 모든 의견을 종합하여 최종 결정을 내리십시오.

결정을 명확히 밝히세요

유용한 승인서에는 샘플, 사양 개정판 및 날짜가 명시되어야 합니다. 승인, 거부 또는 명시된 변경 사항을 조건으로 승인 여부를 명시하십시오. 필요한 모든 수정 사항을 설명하고 생산 전에 어떻게 검증할 것인지 문의하십시오. 샘플이 양호해 보인다는 메시지만으로는 중요한 문제가 해결되지 않은 채로 남을 수 있습니다. 특정 기능에 대한 테스트가 이루어지지 않았다면 해당 제한 사항을 기록하십시오. 외관 승인이 내구성, 안전성, 포장 성능 또는 나중에 제안된 다른 재료에 대한 승인으로 암묵적으로 이어져서는 안 됩니다.

승인 후 제어 변경 사항

승인된 아트워크, 도면, 사진 및 서면 결정서를 함께 보관하십시오. 실물 샘플을 보관할지 여부와 보관 담당자를 기록하십시오. 사양이 변경될 경우, 영향을 받는 검사 항목을 파악하고 새로운 샘플 또는 교정본이 필요한지 결정하십시오. 변경 사항을 승인하기 전에 가격 및 일정에 미치는 영향을 확인하십시오. 참조 샘플은 양측이 서면 사양 및 생산에 따라야 하는 버전과의 관계를 이해할 때만 유용합니다.

승인 절차를 생산 검사와 연결합니다.

샘플 승인은 주문 절차의 한 단계일 뿐, 모든 생산품이 샘플과 동일하다는 증거는 아닙니다. 생산품의 적합성을 어떻게 평가하고 차이점을 어떻게 처리할지 합의해야 합니다. 적절한 검사 방법은 품목, 공정 및 프로젝트 위험 요소에 따라 달라집니다. 누가 검사를 담당하고, 어떤 정보를 제공하며, 언제 결정을 내려야 하는지 기록해 두십시오. 샘플 승인, 생산 승인 및 출하 승인 절차를 기록에서 명확히 구분하십시오. 이렇게 하면 각 결정 사항을 쉽게 이해할 수 있고, 추후 논의 시 구체적인 참고 자료로 활용할 수 있습니다.